Zijn clouddiensten OpEx of CapEx?

Vallen clouddiensten onder OpEx of CapEx? Tenzij je jouw dagen slijt met het aken van financiële ramingen, zal dit niet de eerste vraag zijn die in je opkomt. OpEx staat voor Operational Expenses oftewel bedrijfskosten in goed Nederlands. CapEx, Capital Expenses, zijn investeringen.

Waar valt de cloud onder? Korte versie: bedrijfskosten. Maar wat betekent dat voor jouw bedrijf?

Zijn IT-uitgaven investeringen?

Meer dan je zou denken. Traditioneel valt het gros van zakelijke IT-uitgaven onder investeringen. Je besteed een x-bedrag aan licenties voor Office of andere zakelijke software, een groter bedrag aan laptops en de hoofdprijs aan servers met zakelijke software. Dat bedrag verschijnt op de balans en daar schrijf je jaarlijks op af.

Traditionele IT-uitrol

Investeren en afschrijven is de traditionele manier om IT aan te vliegen. Dit plan van aanpak heeft een keerzijde. Het inzetten van IT, zeker als het gaat om zakelijke ondersteuning, vraagt om flinke investeringen vooraf. Je maakt kosten om een netwerk aan te leggen, servers en bijbehorende software aanschaffen en betaalt consultants die vervolgens zorgen dat de boel werkt (en blijft werken).

Er is al iets nieuws terwijl je afschrijft

Wat doe je als er iets beters op de markt verschijnt terwijl jij jouw IT nog aan het afschrijven bent? In de meeste gevallen negeer je die mooie nieuwe dingen. IT en innovatie gaan hand in hand. Dat is heel mooi, maar meeliften met alle nieuwigheid kost meer dan het oplevert. Toch?

‘Als het niet kapot is, moet je er ook niet aankomen’

Betere vraag: wat doe je als er nieuwe zakelijke software verschijnt en jouw oude versies afgeschreven zijn? Neem je direct contact op met je leverancier om uit te breiden? Waarschijnlijk niet. In de meeste gevallen zien wij bedrijven gewoon doorwerken op de oude versie. ‘Als het niet kapot is, moet je er ook niet aankomen’.

Kost IT geld of levert het geld op?

Achter de schermen speelt hier een structureel IT-probleem. Veruit de meeste organisaties automatiseerden eerst de financiële administratie. Computers zijn gemaakt om te rekenen en daar werd flink gerekend. De kosten van IT waren daardoor heel goed uit te zetten tegen de baten. Door die traditie is de financiële afdeling bij veruit de meeste bedrijven nog steeds in de lead als het op de aanschaf van IT aankomt. Zelfs organisaties met een ingerichte IT-afdeling hebben de neiging om voor finance aan de kant te gaan. Het gevolg: in plaats van mogelijkheden spelen kosten de hoofdrol bij de aanschaf.

In dit artikel geef ik een "eerlijke uitleg over wat een cloud-oplossing kost".

Welke oplossing helpt mijn mensen werken?

Dat lijkt logisch, maar is een vergissing. Natuurlijk moet je de software kunnen betalen, maar vergeet niet te kijken wat extra opties je kunnen opleveren. De IT-afdeling of – nog beter – de operations manager kan veel meer vertellen over de voordelen van geavanceerde procesondersteuning. Welke oplossing helpt jou het beste mensen bij hun werk? Hoe maak je de organisatie nog efficiënter? Kan jouw gekozen oplossing bij succes met je organisatie meegroeien? Kosten mogen best een rol spelen, alleen niet de hoofdrol.

CapEx oftewel niet aankomen dat spaart kosten

Traditioneel is IT een CapEx (investering). Door er niet aan te zitten als het werkt, lijk je kosten te sparen. Dat klopt alleen als je gemiste baten niet meeneemt in de vergelijking. Let je alleen op de prijs dan merk je pas laat, en over het algemeen dramatisch, dat je organisatie niet meer mee kan. Je verliest een contract omdat jouw verouderde systeem niet communiceert met dat van een moderne klant. Of de investering in een nieuw klantenportaal blijkt ver boven de raming te komen omdat de rest van het systeem een update nodig heeft om dit te realiseren.

Door klein investeren succesvol experimenteren

Cloud biedt uitkomst. Dit is een OpEx en de meeste organisaties zijn eraan gewend dat Finance wat betreft bedrijfskosten (binnen gestelde perken) niet in de lead is. Een adagium binnen de cloud is ‘start small, grow big’. Je kunt met relatief kleine investeringen (soms zelfs tientjeswerk) experimenteren.

Blijkt een experiment succesvol? Dan kun je het groter gaan uitrollen. Omdat het om bedrijfskosten gaat, hoef je niet vooraf te investeren in kostbare hard- en software. Minstens zo belangrijk: als er een jaar later betere technologie is, sta je niet met een sip gezicht naar je ‘verouderde’ investering te kijken. Vernieuwen is aan de cloudleverancier, jouw taak is om die vernieuwing in te zetten voor jouw bedrijf.

Pas je sneller aan de markt aan

Wie overstapt naar de cloud kan zich sneller aanpassen aan de markt. De nieuwste technologie komt binnen handbereik. Niet alleen omdat je er betaalbaar in kunt stappen, maar vooral omdat het een kans geeft de afdeling Finance juist in te zetten. Zij houden jouw kosten beheersbaar, maar operations gaat over de inhoudelijke invulling van je werk. Alleen naar de prijs kijken is onverstandig als het om bedrijfsondersteuning gaat.

Zijn clouddiensten CapEx of OpEx?

Om terug te komen op de oorspronkelijke vraag: zijn clouddiensten CapEx of OpEx? Het antwoord is OpEx. En dat is maar goed ook. Het geeft jouw organisatie de kans om IT weer in te zetten waar het voor bedoeld is. IT is een middel om efficiënter zaken te doen. Het is niet alleen een kostenpost, maar verbetermiddel. Maak daar gebruik van.

Oh ja... en net zoals je bij je auto: "het moet het gewoon doen".

Heb je nog vragen? Stel ze gerust hieronder 👇