Voorbeelden van clouddiensten

'De cloud omvat het op afroep beschikbaar stellen van computersysteembronnen.’ Dat klinkt technisch heel mooi, maar wat kan je ermee? Meer dan je zou denken. Deze voorbeelden van clouddiensten geven wellicht een betere indruk dan een gortdroge definitie van wat cloud is.

Cloud in de breedste zin bestaat uit meer dan alleen diensten. Kort door de bocht is alles wat je aan IT afneemt dat via internet bij je uitkomt, een vorm van cloud. Voor voorbeelden van clouddiensten kunnen we het beste inzoomen op Software as a Service. Dat zijn toepassingen die je als dienst van een bedrijf afneemt. Wij vinden daarbij zes categorieën het meest sprekend voor de mogelijkheden.

Document- en bestandsbeheer

Document- en bestandsbeheer is een zeer belangrijk onderdeel van de cloud. Voor veel bedrijven is het zelfs een instappunt om serieus over mogelijkheden na te denken. Binnen je organisatie moet je zorg dragen voor back-ups en wil je dat verschillende medewerkers met dezelfde bestanden kunnen werken. Samenwerking werd standaard mogelijk gemaakt door een server of NAS in het bedrijf te plaatsen. Dat resulteerde in ‘netwerkmapjes’ waar (zonder maatregelen) iedereen uiteindelijk het overzicht op verloor.

Daarnaast was back-up voor bedrijven vaak een ‘te-doen’ onderdeel tot het te laat was. Een goede back-up van bestanden staat niet alleen in je eigen bedrijfspand (dan ben je bij brand alsnog je bestanden kwijt). Daarnaast is het belangrijk dat mensen oudere versies van bestanden kunnen terughalen, mocht er op een later tijdstip iets mis gaan. Minstens zo belangrijk: een back-up is pas officieel een back-up als het terughalen van bestanden getest is. Velen kwamen daar pas achter als het te laat was.

Document- en bestandsbeheer via de cloud lost de meeste problemen rondom back-up en bestandsbeheer op. Je bestanden staan op een andere locatie. Beheermodules zorgen dat je overzicht houdt. En – als bonus – kunnen mensen ook buiten het kantoor bij de bestanden. Dankzij beveiliging alleen diegenen die daar ook recht op hebben. Achter de schermen reken je gelijk af met onderhoud en het risico op defecte netwerkapparatuur. Dat maakt deze diensten heel populair bij bedrijven.

Voorbeelden: Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive

Kantoorsoftware

Tekst, spreadsheets en presentaties, geen bedrijf kan zonder kantoorsoftware. De meeste van ons zullen het al snel over Word, Excel en PowerPoint hebben, wat automatisch aangeeft welke kantoorsoftware als ‘de standaard’ geldt: Microsoft Office. Maar wie kocht er vroeger bij iedere nieuwe versie van Office licenties voor het hele kantoor? We zullen voorzichtig gokken dat dit ‘niet iedereen’ was.

Het gevolg van uit elkaar lopende Officeversies leek mee te vallen, maar leverde van tijd tot tijd problemen op. Documenten die niet lekker open gingen en functies die niet iedereen ter beschikking had. In 2011 lanceerde Microsoft Office 365 als clouddienst. Bedrijven hoeven niet langer een softwarepakket aan te schaffen, maar krijgen tegen maandelijkse abonnementskosten altijd toegang tot de laatste versie (en allerlei extra’s). Tegenwoordig gaat Office 365 door het leven als Microsoft 365.

Andere aanbieders konden natuurlijk niet achterblijven. Google Workspace, voorheen de G Suite, is een online kantoorsuite met extra’s van Google. Wie nog meer alternatieven zoekt kan kiezen uit Apache Open Office, WPS Office, Dropbox Paper, FreeOffice, LibreOffice en ga zo maar door. Als je een internetverbinding hebt, kun je kantoorsoftware in de cloud draaien.

Voorbeelden: Microsoft 365, Google Workspace, Apache Open Office